Huishoudelijk reglement
Lawn Tennisclub “De Schelde”
Versie 1 maart 2010
| Artikel 1 | Baanreglement en aanwijzingen |
De leden zijn verplicht zich te houden aan het geldende baanreglement en aan de schriftelijkeof mondelinge aanwijzingen van bestuurs-, onderhoudscommissie- en de technische commissieleden. Indien men het niet eens is met de aanwijzingen kan men zich wenden tot de voorzitter van de vereniging. Tenniskleding en tennisschoeisel zijn verplicht op de tennisbaan.
|
| Artikel 2 | Verplichtingen van de leden |
De leden zijn verplicht: a) Adreswijzigingen zo spoedig mogelijk door te geven aan de ledenadministratie; b) De contributie, de KNLTB bijdrage, indien verschuldigd, het entreegeld en eventuele extra heffingen goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering (A.L.V.) te voldoen vóór 1 april van het betreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen); c) Tenminste tweemaal per verenigingsjaar een kantinedienst te verrichten. Uitgezonderd hiervan zijn de juniorleden. De leden die geen kantinedienst willen maar wel zouden moeten verrichten, kunnen dit afkopen voor € 30,00 per jaar te betalen. Indien een lid zich tijdens het afhalen van het spelerspasje op dat moment niet opgeeft voor het verrichten van kantinediensten en/of andere werkzaamheden zal er een rekening naar het betreffende lid worden verstuurd à € 30,00. Bestuurs- en commissieleden hoeven geen kantinedienst te verrichten.
d)
Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van betaling van
contributie en ook van de KNLTB bijdrage. Een erelid is iemand die een activiteit heeft ontwikkeld die van bijzonder belang is geweest voor de vereniging. Deze activiteit heeft dan ook grote invloed gehad en heeft voor bijzondere positieve veranderingen of vernieuwingen gezorgd. Het betekent niet per definitie dat dit lid er veel tijd of energie in heeft gestoken. De uitgevoerde actie heeft gewoon voor veel positieve veranderingen of vernieuwingen gezorgd. Dit soort leden krijgt een "onderscheiding". Een lid van verdienste is iemand die gedurende lange tijd veel voor de vereniging heeft gedaan. Iemand die bij zonder veel tijd en energie in de vereniging heeft gestoken. Zijn activiteiten zijn zeer belangrijk voor de vereniging maar hebben geen invloed gehad op het bestaan of bijzondere veranderingen of vernieuwingen binnen de vereniging. Dit soort leden krijgt een "waardering".
|
| art.3 | Contributies en andere gelden. | De leden, met uitzondering van de ereleden en de leden van verdienste, moeten voor 1 april de contributie, waarin verwerkt is de KNLTB - bijdrage, de eventuele extra heffingen en het eventuele entreegeld, betaald hebben aan de ledenadministratie. Indien dit niet het geval is kan het bestuur hun een schorsing opleggen. Volgt de betaling niet binnen één maand na de schorsing, dan kan het bestuur bedoeld lid royeren. Het bestuur is verplicht een zodanig besluit in de eerstvolgende A.L.V. ter kennis van de leden te brengen. Leden die gedurende het tennis seizoen de club wensen te verlaten krijgen geen restitutie van de contributiebijdrage. |
| art.4 | Aanwezigheid bij bijeenkomsten. | De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergadering), wedstrijden en andere evenementen aanwezig te zijn. |
| art.5 | Royement | Leden die zich naar het oordeel van het bestuur ernstig misdragen, kunnen door het bestuur worden geroyeerd. Op de eerstvolgende A.L.V. dienen de leden hiervan op de hoogte te worden gebracht. |
| art.6 | Vergaderingen |
De bestuursvergaderingen worden minimaal 6 keer per jaar gehouden en zo dikwijls als de voorzitter dit wenst. De voorzitter is verplicht een bestuursvergadering te beleggen op een schriftelijk verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg is gegeven, en de bestuursvergadering niet binnen 18 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf bevoegd tot het bijeenroepen van een vergadering. De meerderheid van het bestuur bepaalt in deze zaak wie deze vergadering voorzit.
|
| art.7 | Beslissingen bij bestuursvergaderingen. | Een bestuursvergadering kan beslissing nemen als er meer dan vier bestuursleden op de bestuursvergadering aanwezig zijn. Als de stemmen staken wordt het voorstel aangehouden tot de volgende bestuursvergadering. Bij staking van stemmen in die vergadering beslist de voor-zitter. |
| art.8 |
Uitnodigen bestuursleden voor vergaderingen.
|
De bestuursleden dienen tenminste 7 dagen voor de aanvang van een bestuursvergadering te worden geïnformeerd over de datum, tijd, plaats en agenda. |
| art.9 | kandidaatstelling bestuursleden | Kandidaatstelling voor een door de A.L.V. te verkiezen bestuurslid gebeurt door het bestuur en/of tenminste vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur en de leden geschiedt door inlevering, bij de secretaris, van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidheidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de A.L.V. |
| art.10 | Agenda van de A.L.V. |
De agenda van de A.L.V. bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste 7 dagen voor aanvang van de A.L.V. door tenminste 5 leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend. Bovendien al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
|
| art.11 | Behandeling agendapunten A.L.V. |
Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in de vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Ieder lid heeft het recht (mondeling of schriftelijk) voorstellen in te dienen die rechtstreeks betrekking hebben op het aan de orde zijnde agendapunt. Over deze voorstellen wordt gestemd.
|
| art.12 | Woordvoering op de A.L.V. | De voorzitter verleent de leden het woord in volgorde waarin zij dit hebben gevraagd. De secretaris houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht een lid, dat zich naar de mening van de A.L.V. niet behoorlijk gedraagt, het woord te ontnemen, of het verblijf op de vergadering te ontzeggen. |
| art.13 | Benoeming commissies. | De A.L.V. en of het bestuur kan één of meerdere commissie(s) benoemen. Bij benoeming worden de bevoegdheden en plichten van de commissies bepaald. De instantie die de commissie benoemt blijft verantwoordelijk. Commissies kunnen zich altijd laten bijstaan door een adviseur. De commissies, met uitzondering van die commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten (kascontrole) en een commissie die door de ALV is benoemd, kunnen altijd door het - stuur worden ontbonden. |
| art.14 | Duur lidmaatschap commissies | De commissie als bedoelt in artikel 11 lid 4 van de statuten, bestaande uit 2 leden, wordt b haar benoeming, telkens geldend voor 1 jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid dat ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats inneemt. Dit plaatsvervangend lid in het volgend verenigingsjaar, bij voorkeur, door de A.L.V. worden benoemd tot lid van d commissie in plaats van dat lid van de commissie die het langst in de commissie zitting heeft gehad. |
| art.15 | Benoeming werkgroepen | Het bestuur of commissie kan één of meerdere werkgroepen in het leven roepen die voor de uitvoering van Één van haar taken of verantwoordelijkheden zorgt. De werkgroep valt bestuurlijk en financieel onder de verantwoording van het orgaan dat de werkgroep in het leven heeft geroepen. De werkgroep is primair verantwoording verschuldigd aan het orgaan dat de werkgroep heeft ingesteld en uiteindelijk aan het bestuur. |
| art.16 | Vastgestelde commissies |
De
volgende commissies zijn vastgesteld:
|
| art.17 | Benoeming commissieleden. | De commissieleden worden benoemd door de betreffende commissie. Iedere commissie krijgt jaarlijks een eigen budget. De grootte van het budget is afhankelijk van het beleid en wordt vastgesteld door het bestuur. Jaarlijks vindt afrekening plaats met de penningmeester. De voorzitter van de commissie dient de uitgaven van de commissies vooraf te accorderen. Tevens is hij verantwoordelijk voor een juiste boekhouding. Iedere commissie dient tenminste een bestuurslid in zijn gelederen te hebben. De voorzitter van het bestuur van de vereniging m geen zitting hebben in een commissie. |
| art.18 | Werkzaamheden commissies |
a)
Indelen van trainingsgroepen voor de selectietraining samen met de
trainer; e) Het organiseren van de competitie, toernooien, clubkampioenschappen en uitwisselingen; f Overleg met Racket over baanindeling en evenementen de TC te worden geregeld. g) Het innen en afdragen van het competitiegeld (zomer- en wintercompetitie) dient door de voorzitter van de TC te worden geregeld.
|
| art18.2 | Kantinecommissie: |
a) In- en verkoop van alle producten benodigd voor de kantine, tevens zorg voor voldoende voorraad. Dranken, voedsel en schoonmaakartikelen; b) Zorgen voor voldoende kantinebezetting op tijden door het bestuur vast te stellen in overleg met de kantinecommissie; c) Het schoonhouden van het clubgebouw aan de binnenzijde: bar, keuken, kleedkamers, toiletten, douches, vloer en meubilair. Toezicht hierop indien dit door extern personeel gebeurt; gebreken dienen te worden gemeld aan de onderhoudscommissie. d) Het bewaken van de kasgelden, ledigen van de kluis en de zorg voor voldoende wisselgeld; e) Het bijhouden van de declaraties gedaan door de diverse commissies en f) consumptiebonnen van de teams en vervolgens de vergoedingen hiervoor declareren bij de desbetreffende commissie; g) Het betalen van: ledigen container, Sena (muziek) en Buma rechten. Kortom alle kosten die direct voortvloeien uit het gebruik van onze kantine.
|
| art`.18.3 | Jeugdcommissie: |
a. Organiseren van activiteiten teneinde het spelplezier
van de jeugdleden te verhogen waardoor de jeugdleden zich meer betrokken
gaan voelen bij de vereniging; |
| art.18.4 | Recreatiecommissie: | a.Organiseren
van activiteiten teneinde het spelplezier van de seniorleden te verhogen
waardoor de seniorleden zich meer betrokken gaan voelen bij de
vereniging; b.Werven van seniorleden
|
| art.18.5 | Onderhoudscommissie: |
a.Het in goede staat houden van de banen, het terrein en de opstal van de vereniging.
|
| art.18.6 | Redactiecommissie: | a. b) Benaderen van leden aangaande de verslaglegging van de clubactiviteiten; c) Vervaardigen en uitgeven van het clubblad. d) Werven van adverteerders voor het clubbla |
| art.19 |
Werkzaamheden PR, VIT-C en Baancommissaris |
|
| art.19.1 | De werkzaamheden bestaan
van PR bestaan uit: a) Op verzoek van het bestuur organiseren en coördineren van ontmoetingen met de media. b) Regelen- en afsluiten van sponsorcontracten. c) Onderhouden van contact met de sponsors. d) Zorgen voor het ophangen van de sponsorborden via de onderhoudscommissie. |
|
| art.19.2 |
De werkzaamheden van VIT-C bestaan uit:
a)
Zoeken naar vrijwilligers onder de
clubleden;
|
|
| art.19.3 | Baancommissaris zorgt voor de goede gang van zaken op en om de banen | |
| art.20 | Besluitvorming | Een
aan de orde gesteld voorstel wordt aangenomen als er geen
stemgerechtigde leden tegen zijn. Indien er stemgerechtigde leden tegen
het voorstel zijn, wordt tot stemming overgegaan. Stemming over personen
gebeurt schriftelijk. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig indien op het stembriefje iets anders is aangegeven da noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereist meerderheid heeft verworven, is het voorstel verworpen. |
| art 21 | Stemmen bij volmacht. | Het is toegestaan om zowel over personen als over materiële zaken bij volmacht te stemmen, mits de gemachtigde over een getekende schriftelijke volmacht beschikt. |
| art.22 | Presentielijst | Op de A.L.V. moeten aanwezige seniorleden een presentielijst tekenen. Personen wiens name op de presentielijst voorkomen en de in art 21 genoemde personen, nemen deel aan eventuele stemmingen. Gevolmachtigde stemmen dienen voor aanvang van de betreffende A.L.V schriftelijk en in gesloten enveloppe bij de secretaris te worden ingeleverd. Deze enveloppe zal op het moment van stemmen worden geopend en deze schriftelijke stemmen worden toegevoegd ter bepaling van de uitslag. |
| art.23 | Aantal stemgerechtigde leden | Indien het statutair vastgestelde minimum aantal stemgerechtigde leden niet aanwezig is wordt de vergadering gesloten. Na één kwartier kan, indien de meerderheid van de aanwezige leden hiermee akkoord gaat, worden heropend. Tijdens deze vergadering zullen dezelfde agendapunten, als op de convocatie vermeld, worden behandeld. |
| art.24 |
Verkiezingen |
In geval van verkiezingen wordt over iedere benoeming gestemd. Door de A.L.V. kunnen slechts personen worden gekozen die kandidaat zijn gesteld op de wijze zoals in de statuten is vastgelegd. Dit geldt niet over de benoeming van ereleden en leden van verdienste. Zij worde op voordracht van het bestuur en/of leden benoemd door de A.L.V. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen |
| art.25 | Bestuur | De op statutaire wijze tot bestuurder van de vereniging benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. De benoeming van bestuursleden gebeurt voor de periode van vier jaar met de mogelijkheid van een éénmalige verlenging. Ieder jaar treedt een aantal bestuursleden af volgens een te maken rooster waarbij niet gelijktijdig de voorzitter/secretaris, de voorzitter/penningmeester en de penningmeester/secretaris mogen aftreden. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende gebeurt op de eerstvolgende A.L.V. De be-stuursleden zijn bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn/haar stem. Het stemrecht mag niet door een gemachtigde worden uitgeoefend. Het bestuurslid, gekozen ter vervanging van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens het rooster had moeten aftreden. Jaarlijks treden af de in artikel 9 lid 10 van de statuten genoemd adviseurs. De aftredende adviseurs zijn direct herkiesbaar |
| art.26 | Benoeming Vice-voorzitter. | In de eerste vergadering, na de A.L.V., als de vice-voorzitter is afgetreden wordt een nieuwe vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter zijn werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op het functioneren van het bestuur. |
| art.27 | Taak van de voorzitter | De voorzitter is belast met de leiding van alle bestuursvergaderingen. Hij heeft het recht altijd inzage te krijgen in alle zaken aangaande de vereniging. Belangrijke stukken worden door hem mee ondertekend. De penningmeester c.q. ledenadministrateur verschaft de voorzitter, op verzoek, een duplicaat van de ledenlijst en houdt hem van alle veranderingen op de hoogte. |
| art.28 | Taak van de penningmeester | De penningmeester is belast met het innen en het beheer van de gelden van de vereniging. Hij rekent aan het eind van het boekjaar af met de voorzitters van de commissies en betaalt alle rekeningen. Draagt zorg voor kwitanties van alle rekeningen en houdt een kasboek bij. Hij leg in de jaarlijkse A.L.V. rekening en verantwoording af over de onder hem berustende gelden en andere activa die aan de vereniging toebehoren en die na in orde te zijn bevonden door de voorzitter, de secretaris en de kascommissie, worden ondertekend. Goedkeuring door de A.L.V déchargeert de penningmeester. |
| art.29 | Taak van de secretaris. | De secretaris is belast met het opstellen van de agenda voor en de verslaglegging van be-stuurs- en ledenvergaderingen, de behandeling van de ingekomen post en het verzorgen van uitgaande stukken. |
| art.30 | Schade veroorzaakt door leden | Schade aan de vereniging of haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald |
| art.31 | Bevoegdheden bestuur t.a.v. overeenkomsten | Het
bestuur is bevoegd tot (volgens artikel 10 lid 3 van de statuten): a) Het sluiten van overeenkomsten tot het kopen van goederen; b) Het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt |
| art.32 | Financiële bevoegdheid bestuur. | Het bestuur mag handelingen (artikel 31 a en b) verrichten tot een bedrag van Euro. 4550. Voor bedragen boven dit bedrag dient het bestuur toestemming te vragen aan de A.L.V. |
| art.33 | Verplichtingen bestuur. |
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige
administratie bij te houden van: a)  Namen
en adressen, datum van toetreden en bedanken van de in artikel 4 der
statuten bedoelde personen (ledenadministratie);b) Presentielijsten en notulen van alle A.L.V. en vergaderingen van het bestuur (secretaris); c) De bezittingen en schulden van de vereniging (penningmeester). Kleine voorwerpen van geringe waarde waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, hoeven daarin niet te worden opgenomen. |
| art.34 | Aanmeldingsformulier nieuwe leden. | Op
het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de
statuten, dient te worden vermeld: a) Naam b) Voorna men c) Woonplaats, d) Adres e) Geboortejaa r f) Geboortedatu m. |
| art.35 | Toelating als lid. | Het lidmaatschap wordt verkregen door toelating door het bestuur. Op een afwijzing kan bezwaar gemaakt worden op de A.L.V. De A.L.V. kan tot toelating beslissen indien 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen dit aangenomen hebben. |
| art.36 | Jubilea leden. | Elk lid dat 25-, 40- of 50 jaar lid is van de vereniging krijgt hiervoor een aandenken. Dit aandenken wordt in principe uitgereikt op een A.L.V. of bij een andere speciale gelegenheid. |
| art.37 | Kennis van het Huishoudelijk reglement. | Elk lid wordt geacht de statuten en dit huishoudelijk reglement te kennen en door zijn toetreding tot de vereniging zich hieraan te houden. Alle leden ontvangen één exemplaar van de statuten en dit reglement. |